オンラインイベントを成功に導くためのTips

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昨今の情勢により、普段オフラインで行なっていたイベントをオンラインに切り替えて実施することになった、あるいは実施を検討しているという方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

5G INNOVATIONでも毎月オフラインでイベントを開催していましたが、1月に開催して以降はオフラインでの開催は断念せざるを得ない状況となり、そして4月に初めてオンラインにてイベントを開催するに至りました。
オンラインイベントの開催にあたって、5G INNOVATION事務局では利用ツールの調査や運営の細かな打ち合わせとガイドライン化、登壇者との事前リハーサルなどの準備を重ねました。その中で得た気づきやノウハウを皆さまにも共有できればと思い、本記事にてご紹介いたします。

オンラインイベントの開催・運営でお困りのことがある方、これから開催予定だがどのような準備が必要かが分からない方に、参考にしていただけたら幸いです。

まず行うこと:イベントのテーマ設計

イベントの開催を計画してまず行うことは、イベントのテーマの設計、およびそのテーマに即したゲスト(登壇者)やプログラムの検討です。
テーマの設計に関しては、イベントの主催者の属性(企業か任意団体か個人か、業界・業種、分野・領域など)、イベントの目的、対象の参加者などによって大きく異なるため、ここでのご説明は省略いたします。しかし、ここでテーマを定め、イベントの建てつけや登壇者の候補を決めることで、次に検討あるいは対応することが明確になります。

ゲストの候補が決まったら、イベントの趣旨説明とともに登壇依頼を行い、プログラムを固めていきます。

事前準備:イベント開催までに準備しなくてはいけないこと

5G INNOVATION事務局では、イベント当日までに下記のような準備を行いました。

  • イベント当日までのスケジュール決定
  • 広告媒体・SNSでの告知
  • ウェビナー(オンラインセミナー)ツールの準備・設定確認
  • 参加者へのイベントURL通知
  • 参加者とのコミュニケーションツール(slido)の準備
  • 事後アンケートの作成
  • 運営用ガイドライン作成
  • 参加者事前アンケートの共有
  • 登壇者への事前確認
  • 当日司会進行資料の作成
  • 運営連絡用コミュニケーションツール(Slack)の準備
  • 運営リハーサル
  • 登壇者リハーサル
  • 視聴者事前接続確認ミーティング
  • イベント当日の人的リソース確保と役割整理

これらについて、実際に行なったことと、その中でも重要だったと考えていることについて説明していきます。

イベント当日までのスケジュール決定

イベント当日までに実施しなくてはならない事項について、実施日を決めていきます。
私たちの場合は、以下のタスクについてスケジュールをあらかじめ決めておき、そのマイルストンに合わせて各種検討やドキュメントの作成を行いました。

  • イベント告知
  • 運営リハーサル(複数回)
  • 視聴者事前接続確認ミーティング
  • 登壇者リハーサル
  • 本番イベント

まずイベントの告知を開始した後、申し込み人数の推移を見ながら、より多くの申し込みを期待する場合には別途広告を打つなどの対応が必要になるため、イベント開催日の1ヶ月ほど前には告知開始できるようにスケジュールしています。
また、イベント本番をスムーズに進行するため、運営スタッフや登壇者を交えたリハーサルを複数回行なっています。特に外部のゲスト登壇者がいる場合は、日程調整がより難しくなることが予想されますので、早めに調整を行い、確実に準備を行うことが好ましいです。
また、オンラインセミナーツールを利用する場合、参加者がそのツールに慣れていないことを想定して、本番当日までに事前接続の機会を設けておきます。

スケジュールがある程度明確になると、何をいつまでに実施すべきかの目処がたちますので、イベントの開催が決定しテーマが確定したら、まずスケジュールを検討すると良いでしょう。

広告媒体・SNSでの告知

決定したスケジュールに沿って、イベントの告知を行います。
5G INNOVATIONでは、connpassというITイベント勉強会のプラットフォームを利用しています。(5G INNOVATIONのグループページはこちら
connpassにイベントを公開すると、5G INNOVATIONのグループに入っているユーザー(主に過去5G INNOVATIONのイベントに参加したユーザー)全員宛に通知メールが送信されるため、まずは興味を持っている対象に告知ができます。
connpassからは、グループ全体や申し込みをしたユーザーなど、対象を定めて一括メールを送信することもできますし、ユーザーからの問い合わせを受け付けることもできますので、イベント当日までの参加者との連絡手段にもなります。
なお、connpassでの告知の際、会場の住所を「オンライン」と設定すると、オンラインイベントの検索対象になります。

connassで告知を行なった後、申し込み人数を見てさらに集客をしたいと考えた場合は、SNSでの広告出稿も検討します。主にFacebookやInstagramの広告を利用していますが、その時のイベントのテーマやターゲットに合わせて媒体も変えています。
広告を表示する対象を設定できますので、イベントの対象となる属性に合わせて設定をします。

ウェビナー(オンラインセミナー)ツールの準備・設定確認

Microsoft Teams、zoom、Google Meetなど、様々なオンライン会議・セミナーのツールがあります。
それぞれ利用できる機能や、参加・配信人数に応じた金額設定などが異なりますので、イベントの内容に合ったツール選びが重要です。

ツールを選ぶ際のポイントを記載します。
なお、5GIのオンラインイベントは運営スタッフもそれぞれ遠隔で配信を行っています。スタジオなどから配信する場合は、そのための設備やツールの準備も必要となり、スタッフの役割も変わってきますので、ご留意ください。

  • 参加可能人数は十分か(あるいは利用しているプランがその人数に対応しているプランか)
  • 制限時間があるか、ある場合はイベント開催に十分な時間を確保できるか
  • 参加者がイベントに参加する際にアカウントやログインが必須か
  • イベントにパスワードをかけられるか
  • どのような機能が利用できるか(チャット、画面の共有、複数ユーザーの同一画面内のグリッド表示など)
  • 管理者が参加者の操作をどの程度コントロールできるか(強制ミュートやチャットの削除・禁止など)
  • ユーザーのステータスの種類と、それぞれの権限で可能な操作

基本的なツールの機能がイベントの進行に影響を与えることはもちろんですが、管理者の権限についても十分調査しておく必要があります。参加者の人数が増えれば増えるほど、ツールの操作に慣れない人やイベント中に想定外の行動を取る人が出る可能性も増すでしょう。そういった参加者への対応がどの程度可能か、ツールの機能面でも運用面でも検討しておくと、万が一のトラブルに早急に対処することができます。

また、視聴者事前接続確認用ミーティング、リハーサル、事前接続確認、本番それぞれのミーティングの設定については下記の通りです。

  • 時間は開催時間の前後1時間ずつの余裕を設ける
  • URLを前もって発行できる場合は、視聴者事前接続確認用ミーティング、運営リハーサル、登壇者リハーサル、それぞれにURLを発行しておき、関係者で共有しておく

使用するツールによりますが、ミーティングに接続するURLが権限によって異なる場合や、特定の権限で参加するためには事前にメールアドレスが必要になる場合があります。URLを混同してしまって混乱を招く場合もありますので、余裕をもって確認しておくことをお勧めします。
また、視聴者事前接続確認用ミーティングのURLに関しては、実施の日時とともに告知用ページなどに記載しておきます。

参加者へのイベントURL通知

以下のタイミングで、参加者にイベント当日のURLを通知しています。

  • 抽選日
  • 前日
  • 当日の午前中
  • 当日のイベント直前

connpassから申込者(抽選の場合は当選者)に一括でメールを送信しますが、申し込みのタイミングで漏れてしまったり、受信ボックスで埋もれてしまい見られないことも想定して複数回送信します。
URLの他、ミーティングへの接続にパスワードが必要な場合は忘れずに併記しましょう。
なお、connpassに「参加者への情報」という申し込み者向けの情報を記載する項目が追加されました。一括でのメール送信と併せて、利用をお勧めします。

参加者とのコミュニケーションツール(slido)の準備

5G INNOVATIONのイベントでは、参加者とコミュニケーションを取るためにslidoというツールを利用しています。簡単なアンケートをとったり、参加者から質問を募ったりすることができ、内容はリアルタイムに更新されるため、イベント中のインタラクティブなコミュニケーションが可能となります。
アンケート(機能名は「ライブ投票」)はイベント開始時のアイスブレイクに利用しています。「質問」にはイベントのセッション中に参加者から登壇者への質問を募集しておき、その中からピックアップして座談会で登壇者に回答いただく、といった形で活用しています。

事前にイベント用のページを用意しておき、参加者にはslido自体のURLとイベントコードを伝えれば利用が可能となります。なお、デフォルトの言語が英語のため、事前に言語を日本語に変更しておくのをお忘れなく。

事後アンケートの作成

イベントに対する感想や、今後の開催に対する要望など参加者からのフィードバックを得るため、イベント終了後のアンケートを用意しています。
アンケートにはGoogle フォームを利用しています。

運営用ガイドライン作成

運営スタッフ、登壇者、参加者それぞれに対する、イベント中あるいは事前準備におけるガイドラインを作成します。
イベントの進行、運営方針からトラブルシューティングまで、想定されることはできる限りこのガイドラインに掲載し、運営スタッフや登壇者には事前に共有・周知を、参加者に対してはイベントの告知ページや事前の一括送信メール、イベントの冒頭での案内をしておきます。

以下は一例ですが、それぞれのガイドラインでどのようなことを定めるかを記載します。

運営スタッフのガイドライン

  • 使用ツールのインストールやバージョン最新化、使用方法等
  • 当日までの連絡手段
  • イベント管理者(ホスト)がイベント開始前に行うべき準備、接続確認
  • タイムキーピングについて
  • イベント中のツール操作に関する指示事項
  • 司会進行役がイベントの要所要所で案内すべき事柄、発言時や画面共有時の注意事項など
  • マイクやカメラのon/off指定
  • 参加者による不適切な発言やチャット投稿への対応
  • 配信状況のチェックや配信トラブルが起きた時の周知

登壇者のガイドライン

  • 使用ツールのインストールやバージョン最新化、使用方法等
  • 推奨される利用デバイスやネットワーク環境、身の回りの環境(騒音や映り込みなど)に関する注意事項
  • マイクやカメラの設定、会話時の注意事項
  • 資料作成時の注意点と資料の事前共有期限等
  • リハーサル参加の依頼およびアジェンダ
  • イベント中のネットワーク切断等、緊急時の対応方法(代替の接続方法がある場合はそれを明記)
  • イベント当日の集合時間
  • 緊急時の連絡先

参加者へのガイドライン

  • イベントの募集と申し込みに関する補足事項(申込者多数の場合の抽選やメール受信設定など)
  • 視聴者事前接続確認用ミーティングの実施案内とURL
  • 緊急時の連絡について
  • 参加にあたって歓迎されること・歓迎されないこと(特に
  • イベントの目的や開催経緯など
  • イベントプログラム
  • コミュニケーションツールへのアクセス方法や利用方法
  • SNSのハッシュタグと発信のお願い

5G INNOVATION事務局で作成したガイドラインはこちらです。参考となれば幸いです。

ガイドラインは、使用するツールやその時のイベントの形式などに応じて変わります。アップデートが発生した場合にはその都度更新していきます。それぞれのガイドラインは、最終的には対象者に対して最適な形(参加者であればイベント告知ページへの転載、イベント冒頭に掲示するための見やすいスライドなど)にする対応が必要になりますが、運営スタッフが引き継いでいけるよう、まずは1ファイルにまとめておくと良いでしょう。

参加者事前アンケートの共有

イベントの申し込み時に、参加者から事前のアンケートを取っています。アンケートの内容には、あらかじめ登壇者に聞きたいことという項目を含めておき、イベント当日の座談会・質問会で登壇者に聞けるよう準備しておきます。
具体的には、運営スタッフ間でアンケートの内容を事前共有しておき、質問に関してはslidoにあらかじめ投稿しておきます。そうすることで、イベント当日に参加者がslidoに書き込んだ質問と合わせて、登壇者に回答いただけるようにしています。

登壇者への事前確認

登壇者には、登壇者ガイドラインを事前に共有して目を通していただけるようお願いをしておきます。また、その上で不明点がある場合には質問いただけるよう伝えておきます。

併せて、

  • 当日の参加可能時間
  • 資料について、事前の運営への共有およびイベント後の公開の可否の確認
  • セッション内容の事前共有
  • YouTubeチャンネルへの動画(資料が映っている場面含む)のアップロード、広報サイトへの記事公開の可否

を確認しておきます。

当日司会進行資料の作成

イベント当日、司会が進行にあたって必要な資料を作成します。

主な内容は下記の通りです。

  • イベント趣旨説明
  • ガイダンス
  • アジェンダ
  • 登壇者紹介
  • 事後アンケートQRコード掲載
  • slidoのQRコード掲載

映像での配信であるため、参加者がURLをコピーできないことを考慮し、参加者にアクセスしてほしいURLについては使用するスライドにQRコードを貼り付けます。PCから視聴している参加者が、スマートフォンでQRコードを読み取れるようにすることで、スムーズにアクセスしてもらえます。

運営連絡用コミュニケーションツール(Slack)の準備

イベント進行中、運営スタッフ間でリアルタイムに意思疎通を行うためのコミュニケーションツールが必要です。例えば、時間が押した際の時間調整や、トラブルが起きた際の周知や対応方法の指示、進行に関する相談事項など、運営スタッフのちょっとしたコミュニケーションが円滑に取れることでイベントの進行自体がスムーズになります。
5G INNOVATION事務局では、普段から使い慣れているSlackをイベントでも利用しています。

特に司会やファシリテーションに関わっているスタッフは、自身が話をしている最中にこのようなツールを確認することが困難になります。そのような場合に備えて、自分宛の通知が確実に目に入るようにしておく、連絡に気づいた別のスタッフが声をかける、などの「連絡を取りこぼさない」工夫も必要です。
また、必要な関係者全員がその連絡網に入っていることを事前に確認しておきましょう。

運営リハーサル

運営リハーサルでは、下記を重点的に確認します。

  • イベントでの役割分担
  • ツールの機能の動作確認(イベントでは使用しないものも含む)
  • 視聴者からの配信の見え方

実際のリハーサルでは、登壇者が話をする部分は割愛しつつも、イベントの開始から終了までの流れを一通りなぞってみると、改めて検討すべき事柄が見えやすくなります。
ツールの動作確認は、運営側がスムーズに操作できるようにするという目的と、視聴者側からは何ができるか、そしてそれを運営側でどのようにコントロールするかというオペレーションの確認という目的の両面があります。
また、配信が視聴者にどう見えるかを確認しておくことで、資料の見せ方やツールの効果的な使い方の検討に役立ちます。

登壇者リハーサル

登壇者リハーサルでは、登壇いただく方を交えて下記の通り確認を行います。

接続環境の確認およびガイドラインに沿った操作等の説明

  • 接続(ネットワーク環境)の安定性
  • カメラ/音声の品質や撮影環境
  • ガイダンス内容の説明
  • 資料の準備状況確認
  • 緊急時の接続について

運営のスタッフがPC操作やツールの操作に慣れていたとしても、外部のゲストが熟知していない可能性は大いにあります。まずは基本的な接続・操作の方法の確認から行いましょう。この時、準備した登壇者ガイドラインが事前に共有されており、登壇者があらかじめ目を通した状態で実際にテストしてみる、という状態を作れるとよりスムーズです。

司会進行と内容の打ち合わせ、ノウハウ共有

  • セッションの内容の事前共有
  • どの様なやりとりを行うか、司会進行と登壇者間で認識合わせ
  • 実際のアジェンダに沿って、画面の共有や解除などの動作をリハーサル

運営リハーサル同様、イベント当日の開始から終了までの流れを一通りシミュレートします。
特に、司会から登壇者へ、登壇者から司会へ、と受け渡しを行う際のマイクのオン・オフ、および画面共有の切り替えがスムーズに行えることを確認しておくと良いでしょう。本番同様に司会が登壇者を紹介し、「それではお願いします」などの声がけで登壇者が画面を共有し話し始める、という流れを何度か繰り返して慣れておくと、当日その場面になって「うまく共有ができなくて始められない」といったトラブルが起こることを回避できます。

視聴者事前接続確認ミーティング

視聴者がイベント当日に問題なく視聴ができるかどうかをあらかじめ確認してもらうため、視聴者用の事前接続確認の機会を設けます。
あらかじめ日時を決めておき、参加者には「何月何日の何時から何時までの間、自由に接続ができるようにしておきます」と告知しておきます。

接続可能な間、そのミーティングルームでは

  • BGMなど常に音声が流れている
  • スライドショーなどを画面共有しておき、何かしら映った画面が見える

という状態にしておきます。接続した参加者に、音声が問題なく聞こえること、および画面が問題なく見られることを確認してもらうためです。
画面共有で配信するスライドに、「BGMを流しているので、聞こえるかご確認ください」などのガイダンスを掲載しておくことで、視聴者が何を確認すべきかが明確になります。

画面共有およびBGMを流すPCでは、下記のことにご注意ください。

  • 通知音が出るアプリをミュートもしくは終了する、デスクトップ通知が画面に映り込まないようにする
  • PCがスリープしないように設定しておく
  • 電源を接続しておく
  • ネットワーク接続が安定する場所にPC設置
  • アカウント名・アイコンを運営とわかるように変更
  • チャット機能をOFFにする(可能なツールの場合)
  • BGM以外の音声が入らないよう確認
  • 実施項目に漏れがないか確認

BGMの音量や画面共有が正しく行われているかなど、別の端末から視聴者として視聴し確認する、あるいは他のスタッフに確認してもらうと良いでしょう。

イベント当日の人的リソース確保と役割整理

イベントの企画段階、あるいは各種リハーサルの実施前にはある程度運営スタッフの役割分担ができていると思いますが、リハーサルで気づいた改善点や追加タスクへの対応も併せて、改めて役割を整理し、必要であればスタッフを増やすことも検討します。

主な役割としては、

  • 司会進行
  • 登壇者
  • 運営スタッフ

がありますが、運営スタッフはさらに

  • slidoの操作(質問のピックアップ、質問の追加、回答した質問のアーカイブ)
  • チャットでの周知事項の定期通知、書き込まれた内容への応答、司会への共有
  • タイムキーピング
  • 参加者のマイクなどのコントロール操作

などといったタスクを分担しています。

イベント当日の作業

イベント開始直前には、最終案内のメールを参加者に送信します。5G INNOVATION事務局では、イベント開始30分前に、URL/パスワードのリマインドとしてconnpassからメールを一括送信しています。また、メールを見つけられていない参加者にも分かりやすいよう、connpassイベント概要にもイベントURL/パスワードを掲載するようにしています。

ここまでの準備ができていれば、当日は各種ガイダンスに従い、リハーサルで行なった通りにイベントを実施するのみです。イベントのテーマにもよりますが、基本的には発言する司会者や登壇者が楽しそうに話し、チャット等への参加者のコメント投稿を促し、コメントには可能な限り反応した方が、参加者の「参加している」意識が高まり満足度も上がると考えています。司会がイベント開始時に「チャットには気軽にコメントしてください」と促したり、運営スタッフが積極的にコメント投稿するなどの工夫を行なってみてください。

イベント終了後

イベント終了後は、運営スタッフでオンラインで集まって反省会を行なっています。5G INNOVATIONのイベントは毎月継続して開催しており、次回のイベントに反省を活かすためです。

また、イベントに参加した方へのアンケートも実施しているため、その集計、および結果を受けた対応(次回イベントへの反映や、個別にコンタクトをとる必要があればその対応など)を行います。また、登壇いただいた方へのフォローも行います。

5G INNOVATIONイベントは、毎回その内容を記事にして当サイトで公開していますので、その記事の作成作業も行います。イベントに参加できなかった方にも後日内容を共有できるため、何かしらの方法で内容をまとめ、公開することは大変お勧めです。公開する場合は、内容の公開可否を登壇者・関係者に事前確認し、作成した記事は公開前に目を通していただくのが良いでしょう。

ここまでを完了して、1回のイベントは終了となります。

終わりに

5G INNOVATIONでのオンラインイベントを開催するノウハウをご紹介いたしました。
ここでご紹介したこと全てが、必ずしもどのイベントにも当てはまるものではないとは思いますが、皆さまのオンラインイベント開催の一助になれば幸いです。

5G INNOVATIONのイベントも、これまで以上に皆さまに喜んでいただき、役に立ち、さらにはイベントの名の通り「INNOVATION」を起こせるよう、事務局一同精一杯取り組んでまいります。どうぞご期待ください。

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